Nieuwe wetgeving loontransparantie komt eraan: wat betekent dit voor HR?

Hoewel Nederland de implementatie van deze richtlijn naar verwachting uitstelt tot 1 januari 2027, geldt de richtlijn al op Europees niveau vanaf 7 juni 2026. Dat betekent niet dat je kunt afwachten. Europese regels kunnen direct juridisch effect hebben, ook als de nationale wetgeving nog niet volledig is ingevoerd. Wie wacht, loopt dus onnodig risico. Belangrijk om daar als HR-team nu al op in te spelen.

Voor HR betekent de wetgeving loontransparantie onder andere:

• Tijdens werving en selectieprocedures moeten kandidaten duidelijk geïnformeerd worden over het startsalaris of de salarisbandbreedte. Dat hoeft niet per se in de vacaturetekst, als je het maar uiterlijk vóór het arbeidsvoorwaardengesprek deelt. Daarnaast mag je kandidaten niet meer vragen naar het salaris dat ze bij de vorige werkgever verdiende.
• Medewerkers krijgen het recht om informatie op te vragen over hun eigen loon en de loonverschillen binnen vergelijkbare functies.
• Loonstructuren moeten inzichtelijk gemaakt worden en je moet laten zien dat verschillen eerlijk en objectief te verklaren zijn.

Dit geldt niet alleen voor grote organisaties. De Europese richtlijn raakt iedere werkgever. Ook in een kleine organisatie is het noodzakelijk om dit mee te nemen in de HR-aanpak.

In organisaties zonder duidelijke functiebeschrijvingen en bijbehorende salarisschalen ontstaat al snel ruis over beloning. Marieke ervaart dit ook in de praktijk: ” Voornamelijk rond beoordelings- en eindejaarsgesprekken kan onduidelijkheid over beloning snel omslaan in verwarring en vragen. Dit wil je voor zijn.” Ze adviseert: “Spreek vaste momenten af voor salarisherziening en werk met objectieve criteria. Dit geeft houvast en maakt besluiten beter uitlegbaar. “

Loontransparantie is een goede stap richting eerlijker belonen, erkent ook Marieke. Tegelijkertijd benoemt ze dat loontransparantie alle facetten van HR raakt. Van beloningsbeleid en functiewaardering tot gesprekscyclus en leiderschap. Leidinggevenden moeten straks niet alleen het gesprek voeren, maar ook het verhaal erachter kunnen uitleggen.

Bij de huidige opdrachtgever van Marieke zijn ze al gestart met de voorbereidingen op de nieuwe wetgeving loontransparantie. Ze hebben hiervoor een projectgroep ingericht. Gedurende de inventarisatiefase zijn er drie collega’s betrokken, de adviseur functiewaardering, adviseur werving & selectie en adviseur arbeidsvoorwaarden. Die groep pakt het zo aan:

1. Ze brengen de huidige situatie in kaart (denk aan functies, schalen, salarissen en opvallende verschillen)
2. Ze wegen en waarderen functies opnieuw
3. Ze vergelijken de huidige situatie met de gewenste situatie. Ze bepalen waar de ongelijkheid zit en maken een plan om dit gericht op te lossen.

Zodra de projectgroep het plan van aanpak scherp heeft en duidelijk is welke onderwerpen meegenomen worden, kan er bepaald worden welke betrokkenen moeten aansluiten. Deze aanpak voorkomt dat loontransparantie alleen door HR gedragen wordt. Je krijgt meer draagvlak, omdat verschillende afdelingen meedenken én meebeslissen. Marieke voegt toe: “Organisaties bestaan uit meerdere stromingen, de boven- en onderstroom. De bovenstroom is wat zichtbaar en meetbaar is, zoals doelen en strategie. De onderstroom omvat alles wat niet zichtbaar is. Denk aan emoties, spanningen en overtuigingen. Als je die niet meeneemt, ontstaat er minder draagvlak en kan je meer weerstand verwachten bij deze verandering.”

Marieke ziet in de praktijk dat je beter op tijd kunt beginnen. “Veel werkgevers onderschatten wat er allemaal bij komt kijken. Het is niet één document aanpassen. Je krijgt te maken met vragen en weerstand, zeker als het beloningsbeleid nu nog niet goed ingericht is.” Deze drie acties helpen je om de voorbereiding goed te organiseren en onrust later te voorkomen.

1. Zet loontransparantie op de agenda

Kaart het aan in een HR-overleg en maak het concreet: “Dit raakt werving, gesprekscycli, beloning en leidinggevenden. We moeten keuzes maken over kaders en communicatie.” Heb je geen (grote) HR-afdeling? Leg het dan direct neer bij de directie.

2. Richt een projectgroep op

Niet alleen om te sparren, maar ook om keuzes voor te bereiden en vast te leggen die straks standhouden. Denk aan: functie-inschaling (welke rol hoort in welke schaal), tredebeleid (wanneer zit iemand waar), instroom- en doorgroeiafspraken en onderbouwing van loonverschillen op basis van objectieve criteria. Betrek mensen uit de praktijk, zoals leidinggevenden, finance & control en eventueel de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

3. Bereid leidinggevenden voor

Leidinggevenden zijn vaak het eerste aanspreekpunt. Als zij geen duidelijk verhaal hebben, krijg je ruis. Zorg dat zij weten welke vragen medewerkers straks mogen stellen en hoe je loonverschillen uitlegt op basis van afspraken.