Een datagedreven verzuimbeleid helpt je proactief sturen in plaats van reactief repareren. Vaak is de benodigde data al in huis, maar ontbreekt de juiste manier van werken. Hoe pak je verzuim strategisch én datagedreven aan als HR-professional? Lees verder…
Verzuim is een terugkerend thema binnen veel HR-afdelingen. Toch sturen organisaties nog té vaak op gevoel en een reactief beleid bij uitval van medewerkers. Er is nog veel winst te behalen uit beleid gebaseerd op preventie en voorspelling. Zeker omdat organisaties vaak de benodigde data al in huis hebben. Maar dat vraagt om een andere manier van werken: datagedreven, onderbouwd en strategisch. In dit artikel lees je hoe je dit aanpakt in de praktijk met 6 concrete tips.
Verzuim is allang niet meer slechts een operationeel probleem; het is uitgegroeid tot een strategisch onderwerp voor veel organisaties. Dat is niet verrassend gezien de cijfers: volgens het CBS was het ziekteverzuim in 2024 5,2%. Op een gemiddelde werkdag is dus 1 op de 20 medewerkers afwezig. Daarbij meldt meer dan de helft van alle werknemers zich jaarlijks minstens één keer ziek. Dat heeft flinke impact op de bedrijfsvoering, want een zieke medewerker kost de organisatie gemiddeld €200 tot €400 per dag.Dat maakt verzuim een behoorlijk kostbaar HR-vraagstuk. Zeker gezien de krappe arbeidsmarkt waarin een vervangingsvraag niet zomaar gerealiseerd kan worden.
Waar organisaties vroeger pas in actie kwamen zodra een medewerker zich ziekmeldde, maakt data het tegenwoordig mogelijk om verzuim eerder te signaleren en zelfs te voorspellen. Langdurig verzuim komt vaak niet onverwachts. Er zijn signalen die je vroeg kunt herkennen: frequent ziekteverzuim, lage betrokkenheid, veel werkstress of ontevredenheid. Door te werken met cijfers in plaats van aannames, kan HR:
Datagedreven verzuimbeleid heeft een groot strategisch voordeel. Het stelt organisaties in staat proactief te sturen in plaats van reactief te repareren. Door trends tijdig te signaleren, kan HR vroeg ingrijpen voordat het probleem escaleert. En dat is belangrijk. Want slechts 11% van de ziekmeldingen duurt langer dan 6 weken, maar langdurig verzuim is verantwoordelijk voor 76% van het totaal aantal verzuimdagen.
"Ziekmeldingen registreren is één ding, aar wie écht grip wil op verzuim, moet kijken naar wat erachter zit. Dat kan al heel goed met veelal aanwezige data. "
Jan van den Brink, consultant arbeid & gezondheid en voormalig eigenaar van Ja! HRM Specialisten (nu Please HR Professionals Zwolle).
Datagedreven werken klinkt als iets voor grote corporates met een team van data-analisten. Maar niets is minder waar. We zien dat in allerlei verschillende bedrijven behoefte is aan een pragmatische aanpak. Een aanpak die werkt met de data die er al is en aansluit op de realiteit van de werkvloer.
Lees hieronder hoe je met 6 concrete tips aan de slag kunt met een datagedreven verzuimbeleid:
Bepaal welke verzuimgegevens je gaat bijhouden en analyseren. Je hoeft daarvoor geen tientallen KPI’s bij te houden. Focus op – de vaak al aanwezige – kernindicatoren die samen een betrouwbaar totaalbeeld geven, bijvoorbeeld:
Naast bovenstaande KPI’s is het waardevol om te kijken naar het percentage nulverzuim: hoeveel medewerkers melden zich nooit ziek? Als een groot deel van het personeel zich nooit ziekmeldt, maar je verzuimcijfers toch hoog zijn, betekent dit vaak dat een kleine groep verantwoordelijk is voor het grootste deel van het verzuim. Dat biedt aangrijpingspunten voor gerichte actie.
Houd er wel rekening mee dat de cijfers betrouwbaar moeten zijn. Versnipperde data is een bekende uitdaging. HR-professionals vertrouwen vaak op hun eigen registraties, maar die zijn lang niet altijd compleet. Een analyse is zo goed als de kwaliteit van je data. Als verzuimdagen inconsistent of onduidelijk geregistreerd worden, trek je verkeerde conclusies. Investeer daarom ook in de kwaliteit van data. Zorg voor een duidelijk ziektemeldingsprotocol, een verzuimprotocol met duidelijke definities en een correcte invoer van gegevens.
Veel HR-professionals beschikken al over waardevolle data, maar benutten deze nog onvoldoende. Denk aan gegevens uit RI&E’s, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, beoordelingsdata (signalen van disfunctioneren, afname in productiviteit) of rapportages van de arbodienst. Deze informatie ligt vaak verspreid, maar als je de moeite neemt om die data over elkaar heen te leggen, ontstaat er een volledig en bruikbaar beeld.
Bijvoorbeeld: Zie je in de RI&E een hoge fysieke belasting op een afdeling én blijkt uit de MTO-resultaten dat medewerkers daar minder tevreden zijn? Dan kun je gericht preventieve maatregelen inzetten, zoals trainingen of werkplekaanpassingen.
"Als je alleen kijkt naar de cijfers, mis je de onderliggende signalen. Als je de cijfers combineert met meer kwalitatieve data, ontstaat inzicht."
Jan van den Brink
Cijfers krijgen pas betekenis als je ze in verhouding plaatst. Kijk dus verder dan alleen je eigen organisatie. Hoe verhouden cijfers zich tot eerdere jaren, of tot andere afdelingen of tot het landelijk gemiddelde? Stel dat je ziet dat een specifieke afdeling op een verzuimfrequentie van 1.6 zit terwijl de rest van de organisatie rond de 1.0 zit. Die afwijkingen zijn concrete signalen voor gerichte aandacht. Externe benchmarkcijfers zijn ook waardevol. Het CBS publiceert elk kwartaal het gemiddelde verzuim in Nederland (naar sector, grootte, etc.) Blijkt hieruit dat je organisatie boven het branchegemiddelde zit? Dan is dat een duidelijke wake-up call. Als HR-professional kun je deze benchmarks goed gebruiken om intern draagvlak te creëren.
Met onderstaand verzuimvenster kun je gemakkelijk patronen aanduiden en gerichter sturen op aanpak. Door het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie tegenover elkaar te zetten, krijg je inzicht in het type verzuim binnen teams of afdelingen. Met deze informatie kun je hypotheses op gaan stellen die je verder kunt onderzoeken.
Belangrijk is om regelmaat te krijgen in de datacyclus. Maak het bijvoorbeeld een vast onderdeel van een overleg of bespreek maandelijks de laatste cijfers met leidinggevenden. De kracht van data zit vooral in hetgeen wat je ermee doet. Betrek de leidinggevenden ook bij het analyseren en bespreken van verzuimcijfers. Zij hebben vaak de context om cijfers aan te duiden en zijn als eerste aanspreekpunt degene die vroegtijdig actie kunnen ondernemen.
Daar voegt Jan nog aan toe: “Door de intreding van de AVG durven veel leidinggevenden niet meer door te vragen. Je mag inderdaad niet alles vragen, maar nog steeds heel veel wel. Maak dus contact met de medewerker en stel open vragen als: Wat zou je wel kunnen qua werkzaamheden? of Kunnen we iets voor je betekenen in het herstel?”
HR heeft een belangrijke rol in het gesprek met het MT. Vaak is er wel bereidheid om te luisteren, maar ontbreekt een onderbouwde businesscase. Cijfers helpen je daarbij. De WHK-brief van de Belastingdienst is een concreet voorbeeld: deze brief laat exact zien wat het effect is van langdurig verzuim op de premie. Zit jouw organisatie boven het branchegemiddelde? Dan kun je daar ook nog flinke boetes voor krijgen. Deze kosten komen nog eens boven op de reguliere verzuimkosten zoals loondoorbetaling, vervanging en de inzet van de arbodienst.
Daag het managementteam uit om zich actief uit te spreken over hun visie op verzuim en duurzame inzetbaarheid. Wat zijn de doelstellingen? Welke resultaten worden nagestreefd? Welke rol speelt preventie? Door je analyses en data mee te nemen in dit gesprek, kun je onderbouwd pleiten voor investeringen, structurele oplossingen en duurzame inzetbaarheid. Laat zien wat het kost, wat het kan opleveren – en wie je als organisatie wilt zijn.
Datagedreven werken is natuurlijk geen tovermiddel dat morgen alle ziektegevallen wegneemt. Het is wel een onmisbaar instrument geworden om als HR-professional echt grip te krijgen op verzuim. De strategische impact is duidelijk: minder kosten, hogere productiviteit, gezonder personeel én een sterkere positie van HR aan de managementtafel.
“De Wet verbetering poortwachter is geen heilige graal. Durf het te doorbreken als de situatie daarom vraagt. Pak als HR-professional de regie, zet interventies eerder in en maak keuzes die het verschil maken voor échte re-integratie” aldus Jan van den Brink.
De boodschap is duidelijk: omarm de cijfers. Gebruik ze om het gesprek te voeren met directie, afdelingshoofden en medewerkers. Door kennis van de zachte kant te combineren met de harde data, ben je in staat om een verzuimbeleid te voeren dat zowel menselijk als effectief is. En daar plukken zowel de medewerkers als de organisatie de vruchten van.
Heb je een vraag over een datagedreven verzuimbeleid? Of heb je hulp nodig met een HR-vraagstuk? Neem contact met ons op via info@please-hr.nl of 0492 216 996.
Neem contact met ons op en ontdek hoe Please HR Professionals jouw organisatie kan versterken. Bel 0492 – 216 996 of neem contact met ons op via onderstaande button.
